يمثل برنامج "تصفير البيروقراطية الحكومية" رؤية استشرافية لحكومة دولة الإمارات، في إطار حرصها على الوصول بمنظومة العمل الحكومي الى أعلى المعايير الجودة والكفاءة في الأداء تعزيزاً للتنافسية والريادة العالمية، ونحن في كليات التقنية العليا لدينا خطة عمل متكاملة لتحقيق أهداف البرنامج الوطني المعني بتصفير البيروقراطية الحكومية على مستوى منظومتنا المؤسسية، وذلك للوصول الى الهدف المطلوب تحقيقه مع نهاية العام الحالي 2024.

شكلت الكليات لجنة مسؤولة عن متابعة تطبيق برنامج "تصفير البيروقراطية الحكومية" لتحديد نوعية الخدمات المستهدفة ومراحل التنفيذ ،وذلك وفق خطة عمل زمنية، وتم التركيز في المرحلة الأولى على الخدمات التي تتعلق بالموارد البشرية وشؤون الموظفين، والتي كانت تتطلب سابقاً عدة أيام لإنجازها، لتصبح عملية الانجاز مؤتمتة  بشكل أكثر فاعلية وسرعة،مما يمثل تعزيزاً للجودة والرفاهية في بيئة العمل.

واليوم نجحنا في  تصفير الإجراءات الخاصة بالعديد من الخدمات المتعلقة بشؤون الموظفين،  كما تم تحويل بعض الخدمات الأخرى للانجاز عبر خدمة واتساب ليحصل عليها الموظف في دقائق معدودة، مما يساهم في تقليل الوقت والجهد على الموظف في الخدمات التي كانت تتطلب منه إجراءها بذاته، ومن جهة أخرى يدعم ذلك موظفي الموارد البشرية في أداء مهامهم بآلية أكثر فاعلية وانجازاً لما فيه مصلحة العمل، والهدف أن نصل مع نهاية العام الجاري 2024 الى تحويل 50% من الخدمات المتعلقة بشؤون الموظفين الى ذات المستوى من السرعة والفاعلية في الانجاز.

ومن بين الخدمات التي تم انجازها في المرحلة الاولى وتعزيزها من خلال الربط مع العديد من الجهات والهيئات الاتحادية دعماً لتكاملية العمل وجودته. كما في عملية الربط مع نظام الهيئة الاتحادية للهجرة والجنسية بهدف تسريع عملية "تحديث بيانات الموظفين"، فالكليات لديها  اليوم نحو (2200) موظف، وكانت عملية تحديث البيانات الموظفين  -كتلك التي تتعلق بالإقامة والجوازات والهوية وغيرها-  تأخذ جهداً ووقتاً من موظفي الموارد البشرية ولا تحقق في النهاية نسبة الدقة المطلوبة في تحديثها، وذلك بسبب وجود أخطاء في تحميل الأوراق الثبوتية من قبل الموظفين والحاجة للمراجعة معهم بشكل مستمر، لكن الآن وبعد الربط مع نظام الهيئة الاتحادية للهجرة والجنسية، أصحبت عملية التحديث على بيانات الموظفين تتم بشكل تلقائي بمجرد تحديثها على نظام الهيئة الاتحادية، حيث يتم مشاركتها مباشرة مع نظام الكليات، لتصبح دقة بيانات الموظفين  (100%) بسبب الأتمتة والربط بين الجهتين.

كذلك عملية " تجديد عقود الموظفين" ، حيث تم الربط بين نظام الكليات ونظام  الهيئة الاتحادية للموارد البشرية الحكومية، حيث يصل إشعار لنظام الكليات قبل موعد تجديد العقد للموظف بشهرين، ليتم إنجاز إجراءات التجديد في الوقت المناسب دون أي تأخير، ودونما حاجة لمتابعة من الموظف، مما يعزز الأمان والاستقرار لدى الموظفين. كما تم تحويل مجموعة من خدمات الموظفين وتوفيرها عبر "خدمة واتساب"، وهي الخدمات المتعلقة بطلب رسائل رسمية لتقديمها لجهات أخرى لإنجاز معاملاتهم، ليصبح بإمكان الموظف طلبها والحصول عليها في دقيقتين بكل سهولة ويسر عبر الواتساب.

كما ومن المخطط كذلك انجاز عملية الربط مع نظام وزارة الصحة ووقايةالمجتمع، لتسهيل ما يتعلق بخدمة  "الإجازة المرضية" للموظفين، بحيث لن يكون الموظف مطالباً بإحضار الاجازة ورفعها على نظام الكليات، وبمجرد مراجعته لأي مركز طبي يتبع وزارة الصحة وأخذ اجازة مرضية، فإن الاجازة تظهر مباشرة على نظام الكليات .

إن جهودنا في تطوير خدماتنا في كليات التقنية العليا مستمرة بما يتوافق مع الرؤى والتوجهات الوطنية المستقبلية، وذلك دعماً للكفاءة والاستدامة في بيئة العمل المؤسسية.

الاستاذ محمد النعيمي
نائب مديرالمجمع للخدمات المشتركة